Mutabakat nedir, nasıl yapılır?

Kelime karşılığı olarak taraflar arasında uzlaşma anlamını taşıyan mutabakat; iş dünyasında sıkça rastladığımız ve işbirliği içinde olan firmaların muhasebeleri arasında alacak- borç ilişkilerinin kontrolünü sağlayan bir uygulama olarak tanımlanmaktadır.

Mutabakat uygulamaları; firmaların muhasebe kayıtlarının takibi, iş ilişkisini sürdürdüğü diğer firmalar ile arasındaki borç, alacak hesaplarının kontrolü, mali raporlamalar ve tahsilatlar açısından büyük önem taşıyan işlemlerdir.

Firmalar arası muhasebe departmanları tarafından takip edilen ve kayıtlarının belirli zaman aralıklarında karşılıklı olarak teyid edilmesi amacıyla uygulanan mutabakat işlemleri; cari mutabakat ve BA/BS mutabakatı olmak üzere iki farklı yöntemi kapsamaktadır.

Cari mutabakat, firmalar arası alacak ve borç bakiyelerinin kontrolünü sağlarken, BA/BS mutabakatları ise firmaların kendi aralarında düzenledikleri faturaların sayısı ve toplam tutarlarının teyidi ile ilgili yapılan karşılıklı anlaşmaları kapsamaktadır.

Mutabakat ne işe yarar?

Mutabakatlar; firmalar arası gerçekleşen faaliyetler sonucu ortaya çıkan tüm alacak- borç ilişkilerinin kontrolü, doğru mali raporlamaların yapılabilmesi, tahsilatların düzenlenebilmesi ve takibi açısından önemli uygulamalardır.

Firmalar arası aylık, 3 aylık veya 4 aylık zamanlamalarla yapılan mutabakat işlemleri sayesinde taraflar, karşılıklı olarak cari hesap bakiyelerini ya da işlem özetlerinin birbiriyle paylaşarak hatalı kayıtların düzeltilmesini sağlamış olurlar. Mutabakatlar sonucu ortaya çıkabilecek olası hatalı kayıtların düzenlenmesi, firmanın borç – alacak dengesi ve mali raporları açısından önemli olduğu kadar vergi takipleri açısından da önemlidir.

Mutabakat nasıl yapılır?

Firmalar arası mutabakatlar, belirli zaman aralıklarında karşılıklı olarak paylaşılan formlar aracılığıyla gerçekleştirilmektedir. Mutabakat mektubu olarak da tanımlanan bu formlarda belirtilen bilgilerin her iki tarafın muhasebesi açısından da doğruluğunun teyidi, karşılıklı imzalaşma veya dijital yöntemlerle kayıt altına alınır.

Dijital dönüşüm çerçevesinde her geçen gün evrak takiplerinin elektronik ortamlara taşınması sonucunda artık firmalar arası mutabakatlar da bu platformda gerçekleştirilebilmektedir.

Eskiden faks veya noter aracılığı ile gönderilen ve geri dönüşlerin zaman aldığı mutabakat mektupları, gelişen teknoloji ve dönüşümle günümüzde yerini e-mutabakat olarak da adlandırılabilen hızlı sistemlere bırakmıştır.

Mutabakatların e-posta yoluyla hızlı bir şekilde yapılmasına olanak sağlayan elektronik mutabakat (e mutabakat) sistemleri; bu konuda özel yazılım geliştiren profesyonel firmalar aracılığı ile geliştirilmektedir. Mutabakat uygulamalarını bu özel yazılımlar kanalıyla elektronik sistem üzerine kuran ve KEP olarak tanımlanan “Kayıtlı Elektronik Posta” sistemi üzerinden yürüten firmalar, mutabakat sürelerini verimli ve kolay bir şekilde yönetmektedirler.

 E- mutabakatın faydaları nedir?

Firmalar arası mutabakat sürelerini hızlandıran ve iletişimde otomasyonu sağlayan e- mutabakatın sağladığı diğer avantajlar ise;

* Alıcı bilgileri oldukça nettir ve herhangi bir güvenlik sorunu yaşanmaz,

* İçeriğin üzerinde oynama yapmak veya yanlışlıkla bilgi kaybına sebep olabilecek işlemler gerçekleştirmek mümkün değildir.

* Belgelerin depolanması, kayıt altına alınması, arşivlenmesi ve raporlanması açısından zamandan ve mekandan tasarruf sağlanır.

* Somut bilgiler sunulması ve hızlı aksiyon alınması ve olası anlaşmazlıkların çözümü açısından daha kontrollü ve profesyonel bir ortam sunmaktadır.

Yeşil mutabakat nedir?

Yeşil mutabakat ( Greendeal); Avrupa Birliği tarafından, dünya genelinde yaşanan iklim krizinin etkilerini azaltarak minimize etmek ve doğaya ait kaynakların ölçülü bir şekilde kullanılmasını sağlamak amacıyla 2019 yılında imza altına alınan bir anlaşmadır.

Bu anlaşmaya istinaden AB ülkeleri, 2050 yılına kadar yapacakları iyileştirme çalışmaları ile Avrupa’nın iklimsel sorunlarını en aza indirebilmek adına bazı esaslar ve izlenmesi gereken politikalar üzerinde mutabık kalmışlardır.

İklim değişikliğinin var olan ticaret politikalarıyla bağlantısının giderek güçlenmesi üzerine Avrupa Birliği (AB) tarafından sadece bir iklim politikası olarak değil; aynı zamanda ekonomik bir dönüşüm programı olarak kurgulanan yeşil mutabakat; Avrupa’da iş yapmak veya ihracat yapmak isteyen tüm Türk firmalarının dikkate alması gereken önemli bir anlaşmadır.

Ülkemiz Ticaret Bakanlığı tarafından da hazırlanarak yürürlüğe konulan “Yeşil Eylem Planının” amacı;  AB ile uyum süreci kapsamında, yapılan tüm işbirlikleri, ticaret ve sanayi başta olmak üzere ilgili tüm alanlarda sürdürülebilirlik sağlamak ve dünya ekonomisinde meydana gelmekte olan dönüşüm politikaları ile uyumlu yeşil yatırımları teşvik etmektir.

Yeşil mutabakat anlaşmasının en önemli amacı, doğa ve çevreye ait kaynakların kullanımını daha ölçülü bir hâle getirmek ve iklim krizine neden olan şiddetli salınımları minimuma indirgemektir.  Yeşil mutabakat kısaca, çevresel kirliliği azaltma stratejisi olarak tanımlanabilir.  

Mutabakat formu nasıl hazırlanır?

Mutabakat formları ya da mektupları hazırlanırken öncelikle dikkat edilmesi gereken konu, formda yer alan kanuni hükümlerin güncelliğidir. Türk Ticaret Kanunu’nda yapılabilecek değişikliklerin ve hükümlerin sürekli olarak takip edilmesi ve formların da bu güncellemeler ile düzenlenmesi önemlidir.  Ayrıca bir diğer önemli konu ise; form içerisinde firmalara ait vergi numarası, işlem tarihleri, borç ve alacak bakiye tutarlarının açıkça yer alması gerekliliğidir.

Firmaların iş birliği içinde oldukları diğer firmalar ile aralarında yapacakları mutabakatlarda kullanabilecekleri 3 farklı mutabakat formu vardır.

* Olumsuz (negatif) mutabakat formu

* Olumlu (pozitif) mutabakat formu

* Bakiyesiz mutabakat formu